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Autorizaciones de acceso
Guía completa para administradores. Cubre qué hace el residente para crear una solicitud, el paso a paso del administrador para resolverla, y las dudas más comunes para responder en persona.
Qué es y para qué sirve
La Autorización de acceso es la herramienta de DingDong para gestionar el ingreso de proveedores de alto riesgo a una vivienda: construcción, reparaciones mayores, mudanzas, vehículos grandes.
No reemplaza al QR de invitados. Son cosas distintas:
| QR dinámico | Autorización de acceso | |
|---|---|---|
| Para quién | Visitas y servicios menores (agua, gas, limpieza, jardinería) | Proveedores de alto riesgo (mudanzas, obra, reparaciones mayores) |
| Cómo entra | Código QR | Por QR o presentándose en caseta, ya validado |
| Qué exige | Nada adicional | Una responsiva firmada donde el residente asume la responsabilidad |
| Quién aprueba | El residente genera el QR directamente | El administrador valida cada solicitud |
El corazón de la función es uno solo: una responsiva firmada en la que el residente asume la responsabilidad del proveedor que ingresa a su casa. No se requiere la identidad del proveedor; lo que importa es que el residente responde por él.
Dentro del ecosistema, el flujo conecta los tres nodos: el residente crea la solicitud, la administración decide, la vigilancia valida en caseta.
Cómo genera el residente la solicitud (antes de que llegue a tu bandeja)
Cuando una solicitud aparece en tu pestaña de Pendientes, ya pasó por un flujo guiado del lado del residente. Conocerlo te ayuda a entender qué estás aprobando y a resolver dudas en persona.
El residente entra desde la app, en Accesos → Autorizaciones de acceso → Solicitar autorización, y avanza paso a paso:
- Describe el servicio y a su proveedor, en sus propias palabras (por ejemplo: "Camión de mudanza de 3.5 ton, entra por puerta principal"), y elige si el ingreso es peatonal o vehicular.
- Define el horario de acceso: todo el día, o un rango específico (Desde / Hasta).
- Indica la frecuencia: una sola ocasión, o acceso durante un periodo de tiempo. Si es única vez, elige el día.
- Lee los términos y firma de enterado. Aparece la responsiva —el texto de condiciones que tú redactas como administrador— y el residente la lee y firma para aceptarla. La firma aparece solo si la configuraste como obligatoria.
- Envía la solicitud. Se genera un folio y la solicitud viaja a la administración para su validación.
A partir de ahí, el residente ve su solicitud listada en la app con su estado (pendiente, avalada o rechazada), y queda esperando tu decisión. Eso es justo lo que cae en tu pantalla de Autorizaciones.
El paso a paso del administrador para resolverla
Todo ocurre en el panel, en Accesos → Autorizaciones. La pantalla es una bandeja organizada en tres pestañas que también son el ciclo de vida de cada solicitud: Pendientes, Avaladas y Rechazadas. Arriba se ven los conteos en vivo y el botón Nueva autorización (sí, el administrador también puede crear una directamente).
Paso 1 — Recibir
Cada solicitud que crean los residentes cae en Pendientes. La fila muestra lo esencial de un vistazo: quién solicita y su vivienda, día y horario, descripción del servicio, y el tipo de acceso.
Paso 2 — Revisar
Al seleccionar una solicitud se abre el detalle con todos los datos: folio, estado, vivienda, solicitante, tipo de acceso, fechas y horario. Desde la bandeja también está disponible Ver responsiva para consultar el documento que el residente aceptó al generar la solicitud.
Paso 3 — Decidir
Desde la fila o desde el detalle, dos caminos:
- Avalar. Un clic. La solicitud pasa a Avaladas, el residente recibe notificación y la autorización queda validada en la app de vigilancia, lista para que la caseta deje entrar al proveedor (por QR o presentándose).
- Rechazar. Se abre el campo Motivo del rechazo, donde explicas al residente por qué no procede. Confirmas, y la solicitud pasa a Rechazadas con tu explicación. El rechazo nunca es un clic seco: siempre queda justificado.
Paso 4 — Queda registrado
Toda autorización avalada guarda su evidencia completa: la firma de autorización, y el sello de quién la avaló, en qué fecha y a qué hora, junto con todos los datos de la solicitud. Trazabilidad total, disponible en todo momento.
Qué pasa del lado de la vigilancia
Una vez avalada, la autorización aparece como validada en la app de vigilancia. El personal de caseta sabe exactamente a quién tiene permiso de ingresar y bajo qué condiciones, sin llamadas ni mensajes sueltos. El proveedor entra presentando su QR o identificándose en caseta.
Configuración previa (lo que dejas listo una sola vez)
Antes de empezar a recibir solicitudes, dejas configurado el comportamiento de la función una sola vez: activarla, exigir firma, redactar el texto de la responsiva, definir las categorías de servicio y los ajustes de notificación.
👉 Consulta el detalle en Configuración de Autorizaciones de acceso.
Preguntas frecuentes (para responder en persona)
¿Por qué no uso simplemente un QR para una mudanza? Porque una mudanza, una obra o una reparación mayor implican vehículos pesados, personal desconocido y riesgo de daños a áreas comunes. La autorización deja documentado que el residente asume la responsabilidad de ese proveedor; el QR no.
¿Tengo que aprobar todas las solicitudes? No. Tú decides caso por caso. Puedes avalar o rechazar, y al rechazar explicas el motivo para que el residente lo entienda.
¿El residente sabe si lo aprobé o lo rechacé? Sí. Recibe notificación cuando avalas, y al rechazar verás tú mismo el motivo que escribiste, que queda registrado para el residente.
¿Necesito los datos del proveedor (nombre, identificación)? No. La responsabilidad recae en el residente que firma, no en la identidad del proveedor.
¿Qué pasa si edito la responsiva después de que alguien firmó? Las solicitudes ya firmadas conservan el texto que el residente aceptó en su momento. El cambio aplica solo a las nuevas.
¿Dónde queda el registro de quién entró y cuándo? La autorización avalada guarda firma, quién la autorizó, fecha y hora. El ingreso real queda en la bitácora de la app de vigilancia.
¿La vigilancia se entera sola? Sí. En cuanto avalas, la autorización aparece validada en la app de vigilancia. No tienes que avisar a la caseta por separado.